Sauvegarder ses mails
Penser à sauvegarder régulièrement ses mails ! Vous utilisez pour la plupart des connexions IMAP vous permettant d’accéder à la même boite mail de votre téléphone, tablette et ordinateur. Cela signifie que, si un utilisateur mal intentionné accède à la boite mail et supprime certains contenus, vous n’aurez pas moyen de récupérer ces données.
Nettoyer & Archiver ses mails
Les boites mails consultées en IMAP disposent d’une limite de taille, la plupart du temps de l’ordre de quelques Go. Pensez à archiver vos mails sur un disque externe dédié, ne conservez pas la totalité de vos mails dans votre boite mail.
Un conseil : garder les 6 derniers mois de mails, et archiver le reste.
Important : toujours supprimer les mails comprenant des identifiants et des mots de passe !
Sécuriser ses communications
Soyez conscient qu’aucun système n’est « parfaitement » sécurisé, le risque existe toujours. Il s’agit de le réduire au maximum.
Utilisez des protocoles de connexion sécurisés (protocole de sécurité STARTTLS par exemple) pour l’envoi et la réception de vos mails (POP/IMAP/SMTP).
Utilisez un mot de passe complexe : oubliez le nom de votre chien, ou celui de votre établissement.
N’utilisez pas le même mot de passe partout : diversifiez vos mots de passe.
Les échanges par mail ne sont pas infaillibles
Souvenez-vous que le courrier électronique est né en 1978. À l’époque la fiabilité n’était pas la priorité et n’avait pas le même sens qu’aujourd’hui. Or les logiciels actuels assurent une compatibilité ascendante avec leurs aînés…
Quoique devenu indispensable et malgré les efforts, le courrier électronique n’est pas un service fiable à 100%.
Les communications par mail ont leurs règles
Commencer par « Bonjour » reste de bon aloi. Finir par une formule de politesse aussi.
Écrire en majuscules équivaut à CRIER ! Entre gens polis, on se parle calmement donc en minuscules.
Un mail est avant tout un message, pas un document. Le gras, l’italique, le rouge et les couleurs doivent rester ponctuels.
La messagerie électronique n’est pas un système « Peer to peer » pour s’échanger le dernier logiciel à la mode ou le dernier morceau de musique du moment. La taille maximum d’un message est limitée ; en général elle se situe entre 5 et 10 Mo. Chez MathSiMo il n’y a pas de limite, mais ce n’est pas le cas de vos destinataires. Attention : ceci comprend l’ensemble du message : corps, pièces jointes et en-têtes. Un message trop gros est refusé par les destinataires. Sur certaines listes, cette limite est plus basse. Si votre mail dépasse 2Mo, utilisez plutôt un outil de partage en ligne (voir ci-dessous).
Quand un mail est refusé, vous recevez généralement un mail en retour vous le précisant. Pensez à bien lire le mail, il vous donne la plupart du temps la raison de ce refus (mail trop gros, boite mail du destinataire pleine, mail qui n’existe pas, …)
Quand un mail ne peut pas être délivré instantanément, de nouveaux essais sont effectués durant les 72 heures suivantes.
Votre signature ne doit pas prendre plus de 4 lignes de 72 caractères (chacune). Mozilla Thunderbird sait insérer intelligemment un séparateur entre message et signature.
L’utilisation des serveurs de messagerie a ses règles
Relever vos boîtes toutes les minutes est déraisonnable : cela charge inutilement les serveurs et pénalise ainsi les autres utilisateurs, 15 minutes est plus adapté (répétons-le : le courrier électronique n’est pas un service de discussion instantanée synchrone).
De même, envoyer la même énorme pièce jointe de 6 Mo à 200 destinataires est un gaspillage d’espace disque : le fichier sera stocké 200 fois (dans cet exemple, le tout prendra 1200 Mo ie 1.2 Go…). Mettez votre fichier en ligne et envoyez l’URL à vos correspondants.
Certains destinataires pourront même vous en être particulièrement reconnaissants s’ils utilisent une connexion lente ou smartphone (et payent cher leurs communications) : ils pourront alors consulter le fichier depuis une autre connexion.
De même, la messagerie n’est pas une solution d’échanges de gros fichiers. Les messages (pièces jointes comprises) ne peuvent excéder quelques Mo (la limite est de moins de 10 Mo sur bon nombre de serveurs).
Conseil : Si votre mail dépasse 2Mo, utilisez un outil de partage en ligne. MathSiMo propose des outils Cloud permettant la mise en ligne et le partage de liens. Divers outils en ligne permettent le partage de fichiers, faites attention aux données que vous y mettez et à la façon dont ces données peuvent être utilisées par ces outils !